مدیریت پروژه و ده نکته برای موفقیت مدیران در پروژه

متن زیر ترجمه خودم از مقاله ای از وبسایت دانشگاه ویلانوا در آمریکا است که لینک مقاله را در انتهای نوشته آوردم.
این نوشته در زمینه مدیریت و کنترل پروژه بطور خلاصه و سرانگشتی نکاتی رو برای موفقیت میگه که خیلی از موارد استاندارد های مدیریت پروژه رو توخودش داره.

در مقام یک مدیر پروژه، وقتی بخواهیم پروژه را  در مسیر خود و در بودجه مورد نظر جلو برد، چالش های زیادی وجود خواهد داشت.
فاکتورهای زیادی برای در نظر گرفتن وجود دارد، همچنین اجزای داخلی و خارجی وجود دارد که میتواند دلیلی برای خروج پروژه از روال برنامه باشد.
با این حال اگر تعدادی اقدامات احتیاطی انجام دهید و همچنین برنامه عالی داشته باشیم میتوانیم پروژه خود را به سمت موفقیت راهبری کنیم.
اینجا ۱۰ نکته و ترفند برای مدیریت پروژه بمنظور اطمینان پیدا کردن از اینکه  پروژه در امتداد برنامه هموارتر حرکت خواهد کرد .

موفقیت مدیریت پروژه

۱: جزئیات پروژه را مشخص کنیم

قبل از اینکه حتی پروژه را استارت کنیم، اطمینان حاصل کنید که بر پروژه اساس پایه های محکمی بنا شده است بطوریکه شما نظر همه ذینفعان کلیدی را جلب کرده اید.
علاقه مندی ها و انتظارات آنها را بشناسید و بدانید که در صورت موفقیت و یاعدم موفقیت پروژه  چه تصمیمی خواهند گرفت.
همینطور نیاز دارید تا بطور مجزا محدوده پروژه را مشخص کنید،که شامل نقش ها و مسئولیت های مختلف اعضای تیم پروژه میباشد.

برنامه پروژه را بهبود دهید و مشخص کنید که اهداف مولفه های اصلی پروژه کاملا مشخص و هم راستا باشند.
شما همچنین باید شرایط قابل اندازه گیری و قابل ردیابی برای موفقیت ارائه دهید،شامل وظایف قابل انجام در برنامه پروژه،رسیدن به اهداف مالی،مطمئن شدن از کارکرد محصول با درنظر گرفتن رضایت مشتری و مطمئن شدن اینکه آیین نامه های دولت یا صنعت های مربوطه را درنظر گرفته اید.
مراقب همه ی جزئیات پروژه باشید  تا زمینه را برای موفقیت پروژه آماده کنید.

۲: نیازمندی های تیم و پروژه را مشخص کنید

زمانی که شما برنامه ی پروژه ی قوی داشته باشید، میتوانید پروژه با با به کارگیری تیم موثری از افراد اجرا کنید.

براساس نکته ای که وبسایت ITToolkit.com  منتشر کرده است:”تیم پروژه یک واحد کاری متشکل از اجزای فردی است ، اهداف مشترکی دارند ،با اپلیکیشن های ساختاریافته ای از مهارت های ترکیب شده به اهدافشان میرسند.”

بعنوان یک مدیر پروژه، شما باید مهارت ها،استعداد ها و شخصیت ها را کنار هم برای نیازمندی پروژه متناسب آنها بچینید.
مطمئن شوید که درمورد کارکرد هر فرد در پروژه ،وظایف آنها و خروجی حاصل از اتمام وظایفشان مشخص و واضح است.

۳: رهبر پروژه باشید

رهبری پروژه

نقش کلیدی در مدیریت پروژه، رهبری پروژه است.
در این نقش شما باید تیم را بخوبی و مثبت گرا بصورت داینامیک مربیگری کنید.
همچنین در زمان تحویل گرفتن کار از افراد تیم پروژه و همچنین ذینفعان اصلی بطوریکه منافع همه را در نظر داشته باشید.
در جایگاه یک رهبر پروژه، شما بطور اساسی کاپیتان کشتی هستید. یعنی شما باید از دریای متطلاطمی که در جلوی شماست آگاه باشید.
در حقیقت، شما باید تیم خود را انگیزه دهید تا در مواقعی که سرکش میشوند از شما تبعیت کنند درست مانند زمانی که ارام هستند.
اگر شما یک رهبری موثر ندارید،شما نمیتوانید از پس چالش هایی که برای پروژه شما پیش خواهد آمد برایید.سکان را به دست بگیرید و تیم را به سمت موفقیت رهبری کنید.

۴: مایل استون های بحرانی پروژه را تعریف کنید

نقاط عطف در سرتاسر پروژه را مشخص کنید.
شما میتوانید کل چرخه عمر پروژه را در چهار فاز اصلی مشخص کنید:
آغازین،برنامه ریزی،اجرا و اختتام.
ارزیابی های واقعی در پایان هر فاز داشته باشید.
مطمئن شوید همه اقلام قابل تحویل بازرسی گردند.
بر اساس اسناد فنی اجزای محصول که در برنامه ریزی پروژه آمده است، شما به همه ی اجزای مرتبط نیاز دارید، تا محصول شما مطابق مشخصات پروژه باشد.
محصولات شما نیاز دارند از طریق انتظاراتی که مشتریان شما از کیفیت دارند جهت دهی شوند.
این مایل استون ها به شما در حذف ریسک های پروژه و تغییرات مانیتور کردن پروژه کمکی نمیکند اما، درمورد مشکلات ادامه دار به شما هشدار میدهد و همچنین این اطمینان را برای شما ایجاد میکند که هر قسمت بطور صحیح کامل شده است.

۵: خطوط ارتباطی را باز بگذارید

ارتباطات پروژه

یکی از بحرانی ترین مراحل مدیریت پروژه این است که شما مطمئن شوید که خطوط ارتباطی پروژه باز هستند.
در جایگاه مدیر پروژه، شما نیاز خواهید داشت تا اپراتور این سیستم ارتباطی بشوید.
یک برنامه ارتباطی بریزید و براساس آن کنید.در تمامی مراحل پروژه ، ارتباطات باید استوار،باز،روشن و صادقانه باشد.
مطمئن شوید که شما در دسترس تمامی ذینفعان کلیدی و تیم پروژه در طی فرایند پروژه باشید.
مطمئن شوید که همه افراد اطلاعات لازم برای تصمیم گیری و ادامه دادن با پروژه را داشته باشند.
همچنین شما میتوانید همه افراد را در یک صفحه با ایجاد یک گزارش وضعیت از اطلاعات و آپدیت های پروژه بگذارید.

۶: رسیدن به مستندات مربوط

از فرایند آغازین پروژه تا مایل استون های طول مسیر پروژه،شما باید مستنداتی داشته باشید که بوسیله ذینفعان امضا شده باشد.
مقاله جدید وبسایت ConnectITNews.com پیشنهاد میکند که:
“مطمئن شوید از اینکه همه مستنداتی که مرتبط با متدلوژی مدیریت پروژه شما توسط تحویل شدنی ها و انتظارات پروژه توسط تیم پروژه پوشش داده شود.
حتی با وجود بهترین پروسه مدیریت پروژه، پروژه ها اغلب پروژه ها در زمان و با هزینه مورد نظر به اتمام نمیرسد،بنابراین شما نیاز دارید که مستنداتی متناسب برای ذینفعان و همچنین برنامه ای برای اتفاقات پیش بینی نشده داشته باشد.
در هر صورت شما نمیخواهید برنامه مدیریت پروژه خود را بیش از حد با مستند سازی هایی که ارزشی برای پروزه ایجاد نمیکند، پیچیده کنید.

۷: ریسک های پروژه را مدیریت کنید

میتواند در هر زمان از طول پروژه ریسک وجود داشته باشد.
تجربه مدیریت پروژه شما و پروژه هایی که شبیه باشند، این امکان را میدهند تا وضعیت ریسک را پیش بینی کنید و اقدامات اصلاحی چه زمانی لازم است.
با داشتن یک ارتباطات باز،شما باید بدانید که وقتی هر ریسک به وقوع می پیوندد چطور با ان برخورد کرد قبل از اینکه از کنترل خارج شود.
شما باید قبل از اینکه ریسک ها کنترل شما را به دست بگیرند آنها را شناخته و مدیریت کنید.
تا زمانی که ریسک بصورت یک مشکل احتمالی است، شما میخواهید که مراقب آن باشید تا تبدیل به یک مشکل واقعی نشود.
بعنوان امری ضروری در بهترین شیوه‌های مدیریت پروژه،مدیریت ریسک بسیار اساسی در موفقیت پروژه است

۸: از خزش های محدوده پروژه جلوگیری کنید

مدیریت خزش محدوده پروژه یکی دیگر از اجزای اساسی در موفقیت پروژه محسوب میشود.
هرچند بعضی تغییرات در پروژه اجتناب ناپذیر هستند، شما میخواهید که پروژه خود را از خزش و رفتن به سمت هرج و مرج حفظ کنید.
بصورت عمومی، خزش در پروژه زمانی ایجاد میگردد که اجزای جدیدی به پروژه ای که الان تصویب شده اضافه میگردد، بدون اینکه درمورد بودجه، زمان و منابعی که برای جبران کردن پروژه تجدید نظر شده نیاز هست توجهات و اقداماتی صورت گیرد.
اگر محدوده ی پروژه شما نیاز به بازبینی دارد،شما میتوانید در پروسه ایجاد دوباره ی محدوده شرکت کنید.
از مستند سازی متناسب و امضا کردن تمامی ذینفعان درمورد تغییرات قبل ازینکه پروژه ادامه پیدا کند اطمینان پیدا کنید.
(درمدیریت پروژه نگهداری و توجه به محدوده پروژه یکی از پایه های اساسی است)

۹: تحویل شدنی های پروژه را تست کنید

تست تحویل شدنی ها

تحویل شدنی های پروژه باید در هر مایل استون بحرانی پروژه تست گردد و همچنین محصول نهایی پروژه باید نیازمندی های پروژه را تامین کند.
قبل از اینکه به فاز بعدی پروژه برویم، شما باید از اینکه محصول پروژه مطابق برنامه به جلو آمده مطمئن شوید.
یک مقاله از وبسایت ITToolkit.com  شرح میدهد که “همانطور که پروژه تکامل می یابد و به جلو میرود، تعداد مختلفی از تحویل شدنی ها تولید میشوند تا پروژه ادامه پیدا کند،تا پیشرفت اندازه گرفته شود،و تایید برنامه و فرضها صورت گیرد…
تا خروجی هایی که مورد انتظار است و باید در هر مرحله از عمر پروژه تحویل داده شود ایجاد شود.”

در پایان پروژه برای اینکه پروزه به موفقیت برسد باید تحویل شدنی ها انتظارات مشتری را براورده کند.
فاز نهایی پروژه فاز اختتامی پروژه است.
این پایان بزرگ نشانه موفقیت برای شما بعنوان مدیر پروژه است به همانصورت برای تیم پروژه و ذینفعان.
زمانی که پروژه کامل شد و مشتری شما راضی بود، ماموریت شما تمام شده است.

۱۰: پروژه را ارزیابی کنید

چه درس هایی از پروژه خود در طی پروژه یاد گرفته اید؟
هر پروژه میتواند یک ابزار آموزشی ارزشمند باشد.
شما باید پروژه را بصورت یک کل بررسی کنید بطوریکه تمامی اجزای تشکیل دهنده آن را آنالیز کنید.
پیروزی های پروژه چه چیزهایی بوده است؟
ناامیدی های پروژه در چه زمانی و کجا بوده است؟
درمورد کارایی و کیفیت پروژه مستنداتی ایجاد کنید.
نرخ بازگشت سرمایه ی برنامه ریزی شده را با نرخ بازگشت واقعی مقایسه کنید و نتیجه را بعنوان سنجه ای برای موفقیت پروژه در نظر بگیرید.
.شما میتوانید از یادگیری های خود در هر پروژه در کم کردن شکست های آینده و زیاد کردن پیروزی های اینده استفاده کنید
(در استانداردهای مدیریت پروژه موضوع اسناد و تجارب یک شرکت بسیار مهم و راهبردی است)

لینک مرجع مقاله:

https://www.villanovau.com/resources/project-management/project-management-tips/#.WKQKSDjHfCx

آدرس مرجع تصویر:
http://www.freepik.com

پاسخ دهید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *